كيفية تنظيم مساحة العمل بفعالية
الكسندرا سافينا
معظم اليوم نقضيه في العملسواء المكتب أو المكتب المنزلي. ومع ذلك ، فإننا غالبا ما نضحي براحتنا الخاصة ونادرا ما نفكر في كيفية تأثير الفضاء من حولنا. إذا بدا لك أنه ليس لديك وقت وأنت غارقة في كومة من المسؤوليات ، فمن الممكن أن يكون الأمر في كومة غير مجمعة من الأوراق على الطاولة حيث من المستحيل العثور على أي شيء. نشارك النصائح التي ستساعدك على تنظيم مكان عملك بشكل أفضل من أجل العمل بشكل أكثر إنتاجية.
تخلص من الفائض
قبل أن تبدأ في إعادة تنظيم مكان العمل ، تحتاج إلى التخلص من جميع الأشياء غير الضرورية. حتى لو كنت تعمل بشكل أكثر إنتاجية على طاولة غير نظيفة ، فإن التخلص مما لا يجلب أي خير لن يضر. هذا ينطبق على كل شيء: أوراق العمل ، والقرطاسية ، وأية أشياء أخرى - حاول أن تفعل الحد الأدنى الضروري. قم بإلقاء ما لا يساعدك في عملك: لن تتداخل بضعة أشياء لا تنسى وصورة مفضلة في إطار ، ولكن إذا كانت أكبر من ذلك بكثير ، فيمكنهما أخذ جزء خطير من سطح العمل.
التنظيف العام كل بضعة أشهر والحفاظ عليها نظيفة بانتظام. اختر الجدول الأكثر ملاءمة لنفسك (على سبيل المثال ، 15 دقيقة في نهاية كل يوم عمل أو ساعة يوم الجمعة) والتمسك به - سيكون من الأسهل الحفاظ على النظام ، ولن تتراكم المستندات والأوراق على الطاولة. وللتخلص من الأمور غير الضرورية ، كان الأمر أسهل ، واحرص دائمًا على وضع سلة مهملات بجوار الطاولة. بالإضافة إلى ذلك ، في نهاية اليوم ، من المفيد مسح الطاولة بقطعة قماش مضادة للبكتيريا.
تعامل مع الأوراق والمستندات
لنكن صادقين: الورق - المصدر الرئيسي للقمامة على سطح المكتب. وعلى الرغم من أننا نعمل معهم بشكل أقل وأقل ، إلا أنه لا يوجد العديد من الشركات التي تحولت تمامًا إلى إدارة المستندات الإلكترونية قدر الإمكان. من أجل التعامل مع التدفق كان أسهل ، على الطاولة ، يمكنك الحصول على درجين أو مجلدين - اعتمادًا على عدد المستندات التي يتعين عليك التعامل معها. في البداية ، تحتاج إلى إضافة كل شيء جديد: تطبيقات للتوقيع ، ورسائل غير مفتوحة ، وما شابه. في الحالة الثانية ، تحتاج إلى إرسال الأوراق التي نظرت إليها والتي يجب التعامل معها لاحقًا - لذلك لن يتم ترك أي شيء دون اهتمام.
بالنسبة للأوراق التي لا تحتاج إلى التعامل معها الآن ، ولكن لا يزال يتعين عليك حملها معك ، من الأفضل أن يكون لديك نظام تخزين معين. ليس من الضروري أن تكون مجلدات مألوفة: إذا لم يكن لديك مساحة كبيرة على الطاولة ، فيمكنك محاولة تعليق الصواني الخاصة (على سبيل المثال ، لتخزين الصحف) على الحائط. يمكن تعليق الملاحظات الصغيرة والملاحظات والتذكير بدلاً من الفلين الممل على شبكة خاصة. يمكن فحص المستندات الهامة بشكل خاص وتخزينها على نسخة الكمبيوتر.
ضع في اعتبارك نظام الاختصارات والقمامة - ربما سيكون ذلك كافيًا بالنسبة لك لتوقيع المجلدات ببساطة ، أو سيكون من المفيد وضع علامة عليها بالألوان للعثور على ما تحتاج إليه بسرعة أكبر. عند طي الأوراق ، اسأل نفسك عما إذا كنت في حاجة إليها حقًا وما إذا كنت ستتصل بها في المستقبل - بالنسبة للجزء الأكبر مما نقوم بتخزينه "فقط في حالة" ، لا نستخدمه لاحقًا. حاول ألا تبدأ مجلد "الآخر" أو "متنوع" - على الأرجح ، بمرور الوقت سوف تنسى ما هو بالضبط هناك.
محاولة تقديم مبدأ "ورقة - العمل". لا تدع الوثائق والملاحظات موجودة فقط على الطاولة ، واعتبرها إجراءً تحتاج إلى القيام به: على سبيل المثال ، تعد بطاقة العمل التي كُتب عليها رقم الهاتف مناسبة لإجراء اتصال جديد بالهاتف الذكي أو لتدوين ملاحظات في مذكرات تحتاج إلى شخص ما للاتصال
استخدم الصناديق وأدوات التخزين الأخرى.
بعد التعامل مع الأوراق ، انتبه إلى العناصر الأخرى الموجودة على سطح المكتب. مع كل ما تحب اختيار القرطاسية ، من الأفضل عدم الاحتفاظ بها طوال الوقت على الطاولة ، والحصول على حسب الحاجة - لذلك سيكون هناك مساحة أكبر وأقل غبار. للأشياء الصغيرة ، على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الوقايات البيض. في صندوق أو حاوية منفصلة ، يجدر وضع ما لا تستخدمه كثيرًا: على سبيل المثال ، سكتة دماغية ، آلة حاسبة أو شريط لاصق.
الصناديق والمجلدات وحاويات التخزين غير مكلفة (يمكن العثور عليها في نفس ايكيا) ، ولكنها ستساعد على استخدام مساحة العمل بكفاءة أكبر - سواء في المكتب أو في المنزل. اختر بطاقات متينة تدوم لفترة طويلة - ولا تنسَ التفكير في نظام الملصقات والقمامة ، كما هو الحال مع الأوراق.
الحفاظ على الأسلاك في النظام
لكي يبدو سطح المكتب أكثر نظافة ، يجب عليك إخفاء الأسلاك وأسلاك التمديد: يمكنك شراء حاوية خاصة ، أو يمكنك محاولة صنعها بنفسك - من صندوق أحذية. إذا لم يكن هناك مساحة كبيرة ولا يوجد مكان لإخفاء الأسلاك ، فيجب عليك ربطها بلطف على الأقل حتى لا تتدخل ولا تشوش.
فرز الملفات على الكمبيوتر
النقطة المهمة الأخرى في تنظيم مساحة العمل هي فرز الملفات على الكمبيوتر. إذا لم تكن قد فعلت ذلك بعد ، فخصص ساعة أو ساعتين لتنظيم المستندات بطريقة جديدة: إنه أمر مخيف أن تأخذها ، ولكن بعد ذلك سوف تشكر نفسك. تمامًا كما في حالة الأوراق العادية ، فإن التنظيم والعلامات الملائمة لك هي ذات فائدة كبيرة. إذا كان عليك غالبًا العمل مع إصدارات مختلفة من المستند نفسه ، فمن المفيد مراعاة نظام تسمية يكون مفهومًا لجميع الموظفين العاملين في المهمة. بالإضافة إلى ذلك ، اسم كل إصدار جديد ، يمكنك إضافة التاريخ والوقت إذا لزم الأمر - سيكون من السهل للغاية فهم متى تم إجراء آخر التغييرات ومقارنة الإصدارات.
المجلدات التي لا تحتاجها الآن ، ولكنها ستكون مفيدة في المستقبل ، يمكنك الأرشفة - لذلك سيكون التنقل أسهل. يجب تخزين نسخة من المستندات الأكثر قيمة في الخدمة السحابية - فقط في حالة.
ترتيب مساحة تخزين إضافية.
هذه النصيحة مطلوبة في المقام الأول لأولئك الذين يعملون من المنزل ، وليس فقط مع الوثائق ، ولكن أيضًا مع المزيد من المواد الضخمة: إذا تركت ورقة على الطاولة لقضاء عطلة نهاية الأسبوع في المكتب ، فهذا ليس مخيفًا للغاية ، فأنت في المنزل تريد أن تكون المساحة نظيفة قدر الإمكان. ليس لكل شخص مكتب منفصل أو منطقة عمل كبيرة ، ولكن في هذه الحالة هناك مخرج. يمكنك إضافة أرفف معلقة أعلى الطاولة أو ترتيب مساحة تخزين إضافية أسفلها.
قسّم مكان العمل إلى مناطق
هذه تقنية مفيدة ستساعدك على التعامل بفعالية أكبر مع المهام المتنوعة: شغل مكان للعمل على جهاز كمبيوتر ومنطقة منفصلة للمهام التي يمكن حلها دون ذلك - من خلال المستندات المطبوعة أو ، على سبيل المثال ، تبادل الأفكار مع دفتر ملاحظات في يدك. حتى لو كان لديك طاولة صغيرة ، لا يزال بإمكانك تحديد المساحة: يكفي ، على سبيل المثال ، الانتقال إلى الطرف الآخر أو الجلوس على أريكة مشتركة.
إذا كنت تعمل من المنزل ، فمن المهم للغاية تخصيص مساحة منفصلة للعمل (حتى لو كانت جزءًا من طاولة المطبخ أو طاولة صغيرة قابلة للطي). يعد هذا ضروريًا بشكل أساسي من أجل الفصل بين العمل والحياة الشخصية (العمل من المنزل قد يكون من الصعب التبديل من وضع إلى آخر) ، ولكن يمكن أن يكون مفيدًا من وجهة نظر أكثر عملية. على سبيل المثال ، من المفيد أن يكون لديك كمبيوتر عمل منفصل لن يقترب منه الأطفال ولن ينكسر في اللحظة الأكثر ملائمة.
إبقاء الأمور في متناول يدي
نعتقد أنك تطبق هذا المبدأ على أي حال ، ولكن سيكون من المفيد أن نقول ذلك مرة أخرى. عند إعداد مكتب منزلي ، وتنظيم مساحة وتحديد المكان الذي سيكون عليه هذا الشيء أو ذاك ، ابدأ بشكل أساسي من كيفية تنظيم سير العمل. يجب أن تكون الأشياء الضرورية في متناول اليد دائمًا ، وإلا ستسترشد بكيفية استخدام الأشياء - على سبيل المثال ، الاحتفاظ بالورق بالقرب من الطابعة ، والملصقات - بالقرب من المنطقة التي عادة ما تعمل فيها مع المستندات أو تقرأ الكتب اللازمة للعمل.
اعتني بالأشياء التي تجعلك تشعر بتحسن.
التفكير في مساحة العمل ، لا تنسى الراحة - أيضا في الأشياء الصغيرة. من المهم للغاية اختيار كرسي مريح حتى لا يكون هناك ألم في الظهر والرقبة ، لرعاية الإضاءة الكافية (إذا كان الظلام في المكتب ، وشراء مصباح مكتبي) وأشياء أخرى يمكن أن تجعل المكتب يعمل بشكل أفضل - على سبيل المثال ، وسادة تحت الرسغ ، والتي يساعد على منع ظهور متلازمة النفق ، أو مسند القدمين ، مما يخفف الحمل على الظهر والرقبة.
لا تأكل في مكتبك
على الرغم من أن هذه النصيحة لا تتعلق بتنظيم الفضاء ، وإنما تتعلق بتنظيم عملية العمل ، ويبدو واضحًا ، إلا أنها لا تزال مهملة في أغلب الأحيان - ولكن دون جدوى. عند تناول الطعام في مكتب ، يمكنك تناول المزيد من الطعام عن غير قصد (عندما نكون مشغولين ، فإننا لا ننتبه لمقدار الطعام الذي نأكله ، حتى لو لم نكن جائعين ، وغالباً ما نختار الوجبات الخفيفة الأكثر فائدة). بالإضافة إلى ذلك ، فإن استراحة الغداء (وإن كانت صغيرة) ستساعد على صرف الانتباه عن العمل والعودة إليهم بقوات جديدة.
إذا كنت لا تستطيع تجنب تناول وجبة خفيفة على مكتبك ، فاختر الطعام الذي لا ينهار ، أو يتسرب ، أو يتسخ (تهز فتات الخروج من لوحة المفاتيح أو الحساء المتسرب على جهاز كمبيوتر محمول عامل ، هو أمر محزن) ، حاول أن تكون حذراً ولا تزعج الآخرين (رائحة قوية من الطعام يمكن أن كن غير سارة للزملاء) ، نظف نفسك واحرص على مسح الطاولة بعد العشاء.
الصور: CB2 ، Blu Dot ، ايكيا ، متجر تصميم MoMA