الطفرة الأخيرة: كيفية التعامل بسرعة مع شؤون العمل
الكسندر سافينا
بحلول نهاية الأسبوع (وبحلول نهاية العام أيضًا) رغبتنا الوحيدة هي أن تتعامل بسرعة مع الأعمال وتبدأ أخيرًا في الراحة. هناك مجموعة كبيرة من الكتب والأدلة حول إدارة الوقت - للعثور على ما يناسبك ليس بالأمر الصعب. بالنسبة لأولئك الذين لم يكونوا مستعدين بعد للدخول بجدية في هذه المشكلة ، قمنا بجمع بعض النصائح والحيل التي ستساعد على التعامل مع شؤون العمل بشكل أسرع وتجعلك أكثر إنتاجية.
لا تسعى تعدد المهام
النصيحة البسيطة التي يتبعها قليلون في الواقع: من أجل التعامل مع المهمة بسرعة وبشكل جيد ، من الأفضل القيام بذلك بمفردها ، وإذا أمكن ، القضاء على جميع الانحرافات. ليس كل شخص قادرًا على التركيز بشكل متساوٍ على عدة أشياء في نفس الوقت ، خاصةً إذا كان كل منها يتطلب الانغماس والانتباه - ولهذا السبب ، فإن نوعية العمل تعاني.
غرف الدردشة العمل ، والرسائل الفورية ، والبريد الإلكتروني - كل هذا أمر يصرف للغاية. فكر في الطريقة التي يمكنك بها التخلص من الانحرافات - على سبيل المثال ، لا تستجيب على الفور ، بمجرد أن ينبثق إشعار عن رسالة جديدة ، قم بتسجيل مهام الطرف الثالث التي تنشأ أثناء العمل لحلها لاحقًا ، أو قم بتجميع المهام المماثلة وتخصيص وقت خلال اليوم لحلها منهم. هذا الأخير سوف يسمح بانحرافات أقل - لا حاجة لإعادة البناء من نوع واحد من المهام إلى آخر. يتطلب اتباع هذا المبدأ الانضباط والتحمل الجاد - لكن النتيجة لن تستغرق وقتًا طويلاً.
خطط ليوم عملك
قائمة المهام هي أسلوب بسيط يسهل العمل: يمكنك تقدير المقدار الفعلي للمهام وتحديد مواعيد نهائية واقعية لإكمالها. بغض النظر عن مدى رغبتك في الإيمان بالعكس ، ولكن لكل المهام درجات مختلفة من الأهمية - لذلك ، عند تخطيط عملك ، حدد الأولويات. فكر في أي وقت من اليوم تكون فيه أكثر إنتاجية ، وحاول حل أكثر المهام أهمية وصعوبة في هذا الوقت. على سبيل المثال ، اعتاد كثير من الناس على بدء اليوم في فحص بريد العمل الخاص بهم ، لكن هذا ليس دائمًا الحل الأفضل - إذا كنت أكثر نشاطًا في الصباح ، قبل أن تتعب وتفقد الانتباه ، فمن الأفضل أن تترك هذه المرة لأصعب المهام أو المهام الإبداعية التي تتطلب التركيز.
غالبًا ما تنقضي الاجتماعات يوميًا - على سبيل المثال ، إذا تم عقدها بعد ساعتين من بداية يوم العمل ، والتي ليس لديك وقت لإكمال مهمة واحدة على الأقل. عند التخطيط لوقتك ، فكر فيما إذا كان لديك متسع من الوقت للقيام بشيء ما قبل وبعد الاجتماعات أو بينهما - ربما يكون من الأسهل تأجيل الاجتماع للصباح؟ بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكن التنبؤ بالعمل ، وقد يكون لديك مهام غير متوقعة في أي وقت. لذلك ، من الأفضل أن الخطة لهذا اليوم لم تكن كثيفة للغاية وكان هناك وقت كافٍ للمفاجآت - الاعتماد على 5-6 ساعات من العمل المتواصل.
حدد المواعيد النهائية لنفسك - وشدها
أحد الأسباب وراء عدم تمكننا من التعامل مع المهمة بشكل أسرع - عدم وجود موعد نهائي واضح: غالبًا ما يستغرق العمل كل الوقت المخصص لها. إن المواعيد النهائية للمهام الصعبة مهمة بشكل خاص: غالبًا ما نقوم بتقصير المهمة الصعبة ونعمل عليها ، لأنها تبدو هائلة بالنسبة لنا - يساعد تحديد موعد نهائي واضح على جعلها أكثر قابلية للفهم.
بادئ ذي بدء ، حاول تقليل العمل في مهمة تقضيها عادة عدة ساعات ، لمدة نصف ساعة - ربما لن تلاحظ أنت بنفسك كيفية التعامل مع كل شيء بشكل أسرع من المعتاد. صحيح ، يجب أن تكون حذرًا هنا - حدد لنفسك مواعيد نهائية واقعية (لا تحاول أن تفعل كل يوم من العمل خلال ساعتين) ولا تحضر نفسك إذا لم تتمكن من إدارة المهمة في الوقت المخصص: لا تعمل في ضغوط مستمرة ولا تزعجك.
اقض وقتًا أقل في مهام غير مهمة.
ليست كل مهام العمل متساوية في الأهمية - لذلك لا يستحق إنفاق الوقت نفسه عليها. ينصح سيمون رينولدز ، وهو مرشد أعمال ، بترك عشر دقائق أو حتى أقل للقيام بمهام صغيرة: في أغلب الأحيان لا يحتاجون إلى أداء مثالي ، لذلك يمكنك التبرع لهم للقيام بمهام أكثر أهمية. وفقًا لما قاله رينولدز ، يمكن للمرء توفير ما يصل إلى 90 دقيقة يوميًا - الشيء الرئيسي هو محاولة تقليل الوقت المخصص للمهام عدة مرات في اليوم. بالإضافة إلى ذلك ، واحدة من أفضل الطرق لدخول الإيقاع في بداية يوم العمل هي أداء صغير (هذا مهم!) وليس أصعب مهمة. هذا يشبه التمرين الصباحي: ستشعر بالتحسن وتكون قادرًا على القيام بأشياء أخرى.
طريقة أخرى مفيدة - حاول الإنفاق على اتخاذ القرارات لمدة دقيقة واحدة فقط. غالبًا ما نقضي الكثير من الوقت في التفكير في الأمر ، لكن ليس دائمًا ما تصبح القرارات التي يتم اتخاذها أفضل. إذا لاحظت أنك غالبًا ما تعرف القرار الصحيح ، لكنك تستغرق بعض الوقت ، فحاول أن تحدد لنفسك مهلة 60 ثانية.
اختيار نظام مناسب لإدارة الوقت.
هناك العديد من التقنيات التي تساعدك على أن تصبح أكثر إنتاجية وأن تبني يومك بشكل أفضل - الشيء الرئيسي هو أن تجد يومك الخاص. واحدة من أكثرها شيوعًا هي "تقنية الطماطم" (استخدم منشئها جهاز توقيت في شكل طماطم). يعتمد على المنطق البسيط: نحتاج إلى وقت للمشاركة في العمل وأداءه بفعالية ، ووقت للراحة. "تقنية الطماطم" تعني أنك تقسم عملك إلى كتل - "طماطم".
تحتاج إلى ضبط مؤقت لمدة 25 دقيقة (هذا "بندورة واحدة") ، ستشارك خلالها في العمل فقط ، دون أن تصرف انتباهك عن أي شيء آخر. بعد رنين الموقت ، خذ استراحة لمدة خمس دقائق ، ثم ابدأ كتلة جديدة. بعد ثلاث أو أربع كتل 25 دقيقة ، خذ وقفة أطول والراحة لمدة 15-30 دقيقة.
لا يتعين عليك التقيد الصارم بهذه الأرقام: الفترات الزمنية يمكن أن تكون موجودة ، الشيء الرئيسي ليس قصيراً للغاية - وإلا فلن يكون لديك وقت للقيام بقدر معين من العمل دون صرف انتباهك. هذه التقنية فعالة للغاية: بالنسبة إلى مجموعة من الوقت الذي لا تفعل فيه أي شيء آخر غير العمل ، يمكنك التقاط الكثير. بالإضافة إلى ذلك ، في "البندورة" يمكنك قياس مقدار الوقت الذي تقضيه في هذه المهمة أو تلك - ومن الأفضل التخطيط لوقتك.
فكر فيما يمكنك رفضه
من المهم إجراء تقييم كافٍ وحازم لمقدار عملك - بعد ذلك سوف يصبح أسرع. ينصح المدرب مارك مكارتني بدم بارد بالتخلص من جميع الأشياء غير الضرورية: قم بتقييم أي من مهامك هي الأكثر أهمية والأهمية ، والتي يمكنك تركها بأمان (جيدًا ، أو محاولة التفويض). وفقًا لما ذكره مكارتني ، غالبًا ما نتفق على القيام بشيء ما على الجهاز ، دون التفكير في سبب أهمية هذه المهمة وما إذا كانت هذه المهمة مهمة حقًا.
نهج حاسم يساعد على جعل حياتك أسهل وتحديد الأولويات. في الممارسة العملية ، تتعلق هذه التوصية في المقام الأول بالبريد الإلكتروني - فكر في الطريقة التي يمكنك بها تحسين العملية (على سبيل المثال ، استخدام القوالب أو الردود التلقائية لرسائل البريد الإلكتروني التي لا تتطلب استجابة مدروسة) وما إذا كانت كل الرسائل تستحق الإجابة أم لا.
خذ فترات راحة
أنت تعرف هذا بالفعل: الشخص المتعب ببساطة لا يمكنه العمل بفعالية. في كثير من الأحيان ، لبذل المزيد من الجهد ، فإننا نسعى جاهدين للعمل لفترة أطول ودون توقف ، على الرغم من أنه يجدر القيام بالعكس. كل من تخلّ عن عادة الطالب للنوم لساعتين في اليوم يعرف من التجربة أنه إذا كنت تحصل على قسط كافٍ من النوم وتمتع براحة جيدة من العمل في المساء ، فسوف تصبح أكثر إنتاجية وستكون قادرًا على القيام بأكثر من ذلك بكثير إذا كنت تعمل نصف نائم. أيضا ، وقفة قدر الإمكان. في نفس الوقت (وأنت تعرف هذا أيضًا) ، يجب أن تكون فترة الراحة عالية الجودة: يجب ألا تلتصق بالهاتف الذكي أو تبدأ في التقليب عبر Facebook - من الأفضل الابتعاد عن الكمبيوتر لفترة قصيرة وصرف الانتباه عن تدفق المعلومات.
كن صادقا مع نفسك
ربما أهم نصيحة: فقط يمكنك أن تفهم بالضبط ما يعيق إنتاجيتك. في كثير من الأحيان لدينا وقت أقل بسبب العادات الراسخة - وهنا يجب أن نعترف بصدق أن الأمر يستحق التغيير. عندما تأتي إلى العمل ، هل تقضي عشرون دقيقة في المشاركة في العملية؟ هل تحب أن تشرب القهوة مع زميل بعد الغداء؟ التبديل باستمرار بين المهام ولا يمكن التركيز على شيء واحد؟ التمسك بالرسل؟ أنت تعرف ماذا تفعل.