قائمة التحقق: 8 علامات على أنك لا تعرف كيفية تخصيص الوقت
الكسندر سافينا
يبدو لتقييم فعالية مهارات إدارة الوقت بسيط للغاية: إذا كان لديك وقت للقيام بكل العمل خلال الفترة المحددة أو كنت قادرًا على التعجيل في المواقف الحرجة والقيام بالمهام في أسرع وقت ممكن ، فسيكون كل شيء على ما يرام. لكن في بعض الأحيان لا تكون مشاكل تخصيص الوقت واضحة للغاية - على سبيل المثال ، إذا كان لديك وقت لكل شيء ، ولكن من وقت لآخر تشعر أنك تتصرف بحدود الاحتمالات. نحن نفهم كيف نفهم هذا - وماذا نفعل حيال ذلك.
1
لا يمكنك تقدير المدة التي سيستغرقها عملك.
إذا لاحظت أنك تأخرت بثبات لمدة خمس إلى عشر دقائق (للعمل ، ومقابلة الأصدقاء أينما كنت) ، فربما تكمن المشكلة في أنك لا تفهم تمامًا كم من الوقت لديك مهام مختلفة. يحدث هذا - يبدو أنك متأكد من أن الأمر بسيط ، وفقط في النهاية تدرك أنك ستحتاج إلى عشر دقائق إضافية.
والخبر السار هو أنه يمكنك التعامل مع هذا: إذا لاحظت ميلًا للتخطيط لكل شيء في نفس الوقت ، فما عليك سوى الاستغناء عن كل حالة مرتين في الوقت - أو على الأقل خمس عشرة دقيقة إضافية. يستخدم العديد من الأشخاص هذه التقنية عند التخطيط ليوم عملهم: تذكر أنه يمكن دائمًا إدراج حالة قاهرة غير متوقعة في قائمة مهام متجانسة.
2
ليس لديك خطة واضحة لهذا اليوم.
قائمة المهام هي واحدة من أدوات إدارة الوقت الأسهل والأكثر فعالية: بفضلها ، يمكنك بسهولة فهم مقدار الوقت الذي قضيته في المهام وأين يتعطل النظام. كل هذا ، بالطبع ، لا يعني أنه يجب عليك الاعتماد في اليوم حتى اللحظة - ولكن على الأقل فهم قائمة الأسئلة والتفكير في التسلسل الذي ستشارك فيه وما هو مفيد دائمًا.
يعوق الكثيرون في العمل وخارجه الشعور بوجود الكثير من المشكلات وليس من الواضح ما هي المشاكل التي يجب اتخاذها في المقام الأول. ستحل مذكرات العمل أو خطة العمل هذه المشكلة وتضيف تفاصيلها في اليوم: تخيف قائمة العناصر أقل بكثير من الفوضى في رأسي.
3
أنت خائف من المندوب
"إذا كنت تريد أن تفعل شيئًا جيدًا ، فافعل ذلك بنفسك" - إنها فكرة شائعة وليست أكثر الأفكار إنتاجية: هناك دائمًا خطر جمع الكثير من الأشياء التي لا يمكنك ببساطة التعامل معها. إذا كنت معتادًا على متابعة العملية من البداية إلى النهاية ولم تكن مستعدًا للتخلي عن السيطرة ، ولكن هذا بدأ يتعارض مع الإنتاجية ، فكر في ما إذا كان الوقت قد حان لتفويض جزء من المهام إلى شخص آخر.
وإذا تركت أسئلة العمل ، فأنت لست جاهزًا بعد ، فمن الممكن تمامًا إسناد عملية التنظيف إلى شخص آخر ، وبدلاً من الطهي بعد يوم حافل - طلب الطعام في المنزل. يمكن قضاء وقت الفراغ في الراحة - لتكون أكثر إنتاجية في اليوم التالي.
4
أنت لا تعطي الأولوية
لتحسين الوقت ، لا يكفي أن تفهم ما تحتاج إلى فعله في يوم واحد - أنت بحاجة أيضًا إلى تقييم ما هو المهم الذي يجب عمله الآن وما الذي يمكن أن تنتظره. وقال المدرب كيمبرلي ميدلوك: "غالبًا ما نؤجل المهام المهمة ، تلك التي تمارس علينا ضغوطًا - بسبب الجهد العقلي الذي يتعين علينا أن نركز عليه للتركيز عليها".
من الأسهل الاستجابة لعشرات الرسائل ، على الرغم من أنها لا تتطلب رد فعل عاجلاً ، بدلاً من تناول تقرير كبير ومهم يجب تقديمه في أسرع وقت ممكن - على الرغم من أنه أكثر إنتاجية الانتباه إلى الرسالة الثانية. إذا كانت هذه هي حالتك - فحاول إعادة النظر في الأولويات: بغض النظر عن مدى صعوبة تحمل الجزء الأكبر من العمل ، فستكون بالتأكيد ممتنًا لنفسك لأنك فعلت ذلك.
5
تحاول أن تفعل عشرة أشياء في وقت واحد.
ليس كل الخبراء يعتبرون تعدد المهام فكرة جيدة. وإذا كان من السهل التعامل مع حالتين ميكانيكيتين (على سبيل المثال ، الاستماع إلى البودكاست وفي وقت واحد) ، فسيكون من الصعب الجمع بين إجراءين يتطلبان اهتمامًا متواصلًا (على سبيل المثال ، مشاهدة مسلسل تلفزيوني ومحاولة الرد على البريد الإلكتروني في نفس الوقت) التبديل من مهمة إلى أخرى.
على عكس ما يمليه المنطق ، من المحتمل أنك ستتعامل مع القضية بسرعة أكبر إذا ما اهتمت به فقط. يمكنك تجربة "تقنية الطماطم" الشهيرة: ابدأ مؤقتًا لمدة خمس وعشرين دقيقة ولا تشغل أي شيء في هذا الوقت - عندما يحين الوقت ، يمكنك أن تأخذ استراحة لمدة خمس دقائق.
يمكنك تجربة أساليب أقل صرامة - على سبيل المثال ، لتخصيص وقت محدد لمهمة معينة (الموعد النهائي يجعلك تعمل بشكل أسرع - الشيء الرئيسي هو عدم إرهاق) أو مجرد محاولة لتقليل المنبهات الخارجية. ابدأ بالبريد الإلكتروني: بدلاً من التسرع للتحقق منه مرة واحدة كل نصف ساعة ، خصص بضع دقائق مرتين أو ثلاث مرات في اليوم.
6
أنت لست الاسترخاء
بعد سنوات الطلاب ، سيواجه العديد منهم اكتشافًا صعبًا: لا تنام طوال الليل ، وبعد ذلك ، كما لو لم يحدث شيء ، لا يمكنهم القيام بالأعمال. ربما لاحظت أنت نفسك أنه في الأيام التي لم تنم فيها أو تعبت كثيرًا ، تتشتت انتباهك أكثر من ذي قبل ، ويمر العمل ببطء أكبر مما يمكن.
في مثل هذه الحالات ، يكون هناك دائمًا خطر الوقوع في شبق خطير عندما تدرك أنك لم تفعل سوى القليل جدًا خلال اليوم وتنتهي من الأمور في وقت متأخر من الليل - بحيث لا تحصل على قسط كاف من النوم في اليوم التالي وتعمل أقل مما تستطيع. إذا واجهت ذلك ، فاعلم أن أفضل مساعد للإنتاجية هو حلم جيد (لا تنس النظافة!).
7
أنت لا تعرف كيف تقول لا
من المستحيل إنجاز الكثير من المهام: محاولة القيام بكل شيء دفعة واحدة ، في مرحلة معينة ، قد تضطر إلى التضحية بالجودة أو المصطلحات. هناك دائمًا من حولك يطلبون خدمة أو خدمة ، ويبدو لك أنه لا حرج في شركة صغيرة واحدة - حتى تدرك أن العديد من الطلبات تتداخل مع عملك ، والأهم من ذلك بكثير بالنسبة لك.
من السهل المبالغة في تقدير عدد المهام التي يمكنك القيام بها ، وكذلك ارتكاب خطأ مع الوقت اللازم لهم - وكل هذا ، بدوره ، يمكن أن يؤدي إلى الإرهاق. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن نتعلم أن نقول "لا" في الوقت المناسب: من الأفضل أن ترفض على الفور القيام بشيء ما بدلاً من ملء المواعيد النهائية ، أو القيام بكل شيء على نحو سيء ، أو مجرد الإرهاق.
8
أنت تحاول إعادة تشكيل إيقاعك
النصائح الأكثر تواتراً التي يمكن سماعها عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية هي: "استيقظ مبكراً وابذل المزيد في الصباح" - هذا ما يفترض أن آنا وينتور وتيم كوك وريتشارد برانسون. ربما تستلهم من مثالهم ، تستيقظ في الخامسة صباحًا للتدرب ، وتلتقي مع صديقتك في وجبة الإفطار وتكون على طاولة المكتب بالفعل في التاسعة - ولكن بدلاً من البهجة والرغبة في إنهاء الأمور التي تشعر بالإرهاق والتعب بسرعة.
لسوء الحظ ، لا توجد وصفة عالمية للإنتاجية. من الممكن أن يكون من الأسهل بالنسبة لك التدريب والالتقاء بالأصدقاء ليس في الصباح الباكر ، ولكن في المساء بعد العمل - وليس ذروة إنتاجيتك في التاسعة صباحًا ، ولكن في الثالثة بعد الظهر ، بعد استراحة الغداء. بدلاً من محاولة أن تصبح قبرة ، استمع إلى الجسد - لذلك ستشعر بتحسن كبير.
الصور: cherylvb - stock.adobe.com ، Nomad_Soul - stock.adobe.com